Fyronto’da müşteri, teklif ve takip nasıl yönetilir?

Teknik ürün satan küçük bir ekipte müşteri bilgisi, hazırlanan teklif ve sonraki görüşme tarihi farklı yerlerde kaldığında, işe yeniden başlamak zorlaşır. Fyronto’da ilk akışınızı üç kayıtla kurabilirsiniz: müşteri kartı, o müşteri için hazırlanan proforma ve ayrıca oluşturduğunuz tarihli takip işi.

Bu rehber, bütün müşteri listenizi taşımadan önce bir müşteride deneyebileceğiniz pratik bir başlangıç anlatır. Amaç, görüşmeden sonra “Kime döneceğim, ne konuşacağım ve hangi tarihte?” sorularının cevabını açık bırakmamaktır.

İlk iş akışı: müşteri → teklif → tarihli takip

Önce müşteri kaydını oluşturun. Ardından ilgili müşteri için ürün, miktar ve fiyat bilgileriyle teklif hazırlayın; sonlandırdığınız proformanın PDF çıktısını kontrol edin. Son olarak aynı müşteri için yapılacak işi ve seçtiğiniz tarihi içeren bir takip kaydı ekleyin.

Teklif ve takip aynı iş sürecinin parçalarıdır; takip işini bu akışta siz ayrıca oluşturursunuz. Teklifi hazırlamak, müşteriye iletmek ve müşteriden yanıt almak da ayrı adımlardır.

Başlamadan önce hangi bilgiler elinizde olsun?

İlk denemede tek müşteri ve gerçek ihtiyacınızı karşılayan kısa bir ürün listesiyle ilerleyin. Şunları hazırlamak, kayıt sırasında durup yeniden bilgi aramanızı azaltır:

• Müşteri firmanın adı ve görüşeceğiniz kişinin iletişim bilgileri.
• Teklife girecek ürün adı, miktarı, birimi ve birim fiyatı.
• Müşteriyle netleştireceğiniz ödeme, teslimat ve fiyat geçerliliği koşulları.
• Sonraki görüşmenin konusu ve sizin seçeceğiniz takip tarihi.

Örneğin bir bakım ekibi hidrolik hortum grubu için teklif istiyorsa, yalnızca ürün adını yazmakla yetinmeyin. Bağlantı ölçüsü veya miktar henüz net değilse, sonraki görüşmenin konusu bu eksik bilgiyi tamamlamak olabilir. Teklif hazırlama ile takip planlamayı böylece somut bir işe bağlarsınız.

1. Müşteri kaydını oluşturun

Müşteriler bölümünde ilgili firma için müşteri kaydını oluşturun. Firma adını ve iletişim bilgilerini girerken, ekipte başka birinin aynı müşteriyle daha önce çalışıp çalışmadığını da kontrol edin. Aynı firma için farklı adlarla kayıt açmak yerine, mevcut kayıt varsa onu kullanın.

Müşteri kaydı, sonraki teklif ve takip işlerinde doğru firmayı seçmenizi sağlar. İlk akışınız için ihtiyacınız olan bilgileri tamamlayın; bütün alanları veya bütün müşteri listenizi aynı anda hazırlamak zorunda değilsiniz.

Kaydettikten sonra müşteri sayfasını yeniden açıp firma adını kontrol edin. Teklife geçerken seçtiğiniz müşteriyle bu kaydın aynı olduğundan emin olun. Özellikle birbirine benzeyen firma adlarıyla çalışıyorsanız, bu kısa kontrol sonraki karışıklıkları önler.

2. İlgili müşteri için proforma hazırlayın

Teklifinizi ilgili müşteri için hazırlayın. Ürünleri, miktarları, birimleri ve birim fiyatlarını girin. Fiyat dışında, müşterinin karar vermek için ihtiyaç duyduğu koşulları da açık yazın: ödeme şekli, teslimat bilgisi ve fiyatın geçerli olduğu süre.

Teknik ürün satışında “aynı ürün” her zaman aynı ihtiyacı anlatmaz. Bağlantı ölçüsü, ürün tipi veya talep edilen miktar henüz belirsizse, teklifinizin hangi bilgiye göre hazırlandığını müşterinin anlayabileceği şekilde belirtin. Kesinleşmemiş bir teslimatı kesin tarih gibi yazmayın.

Sonlandırmadan önce şu dört noktayı gözden geçirin:

1. Teklif doğru müşteri için mi hazırlanıyor?
2. Ürün, miktar ve birim fiyatları doğru mu?
3. Vergi ve toplam alanları sunduğunuz fiyatla tutarlı mı?
4. Ödeme, teslimat ve geçerlilik koşulları açık mı?

Teklifi gözden geçirip sonlandırın. Sonlandırılmış proformanın PDF İndir çıktısını açın; müşteri bilgilerini, ürün satırlarını, toplamları ve koşulları belgenin üzerinde de kontrol edin. PDF çıktısını almak, belgenin müşteriye gönderildiği veya kabul edildiği anlamına gelmez. Gönderim ve müşterinin yanıtını ayrıca takip edin.

3. Aynı müşteri için tarihli takip işi ekleyin

Müşteri sayfasındaki Takipler sekmesinde + Yeni Takip ile takip kaydını açın. Ne yapacağınızı anlaşılır bir başlıkla yazın. “Geri dönüş” yerine “Bağlantı ölçüsünü netleştirmek için arama” gibi bir başlık, işi yeniden açtığınızda bağlamı daha hızlı hatırlatır.

Görüşme türünü ve önceliğini işinize göre seçin; takip tarihini belirleyip Kaydet ile kaydı oluşturun. Tarih, sonraki adımı planlamak için sizin seçtiğiniz bilgidir. Konuyu boş bırakıp yalnızca tarih girmek yerine, müşteri ve yapılacak işin de açık olmasına dikkat edin.

Kendi takip işinizi şu üç soruyla kontrol edebilirsiniz:

Örneğin: Makine bakım ekibi → bağlantı ölçüsünü netleştirmek için arama → belirlediğiniz takip tarihi. Bu, bir teklifin ardından yapılacak işi tek cümlede anlatır. Başlıkta teklifin konusunu belirtmek, ayrı manuel takip kaydını okunur kılar; teklifin kendisiyle otomatik bağlantı kurulduğu anlamına gelmez.

4. Takip listesini kontrol edip görüşmeye buradan devam edin

Kaydettikten sonra takip işinin müşteri, başlık ve tarih bilgilerini kontrol edin. Takipler listesindeki Açık görünümünde ilgili işi bulup, doğru müşteriye ait olduğundan emin olun. Gerekirse sayfayı yeniden açarak kaydın yerinde olduğunu da kontrol edebilirsiniz.

Görüşme günü işe başlamadan önce iki şeye bakın: müşteriye hazırladığınız teklif ve açık takip işinin konusu. Müşterinin talebi değiştiyse, yeni işi ve sonraki tarihi bu yeni bilgiye göre planlayın. Takip kaydının amacı görüşmenin yerine geçmek değil, görüşmeye nereden devam edeceğinizi açık tutmaktır.

Küçük bir ekipte bu kontrolü günün başında birlikte yapmak da işe yarar: hangi müşteri aranacak, hangi bilgi tamamlanacak ve günün sonunda hangi iş yeniden değerlendirilecek? Önce bir müşteride düzenli bir akış kurun; ardından aynı alışkanlığı diğer müşterilere taşıyın.

Sık sorulan sorular

Teklif hazırladığımda takip işi kendiliğinden oluşur mu?

Bu rehberde anlatılan akışta takip işini ayrıca oluşturursunuz. Müşteriyi, yapılacak işi ve tarihi siz belirlersiniz. Kaydedilmiş bir takip işini otomatik bildirim gönderildiği şeklinde değerlendirmeyin.

PDF çıktısı teklifin gönderildiğini gösterir mi?

Hayır. PDF indirmek, belgeyi elinize almanızı sağlar. Müşteriye iletme, müşterinin incelemesi ve kabul etmesi ayrı adımlardır. İlk akışınızda hangi belgeyi kontrol ettiğinizi ve bir sonraki görüşmenin ne için yapılacağını net tutun.

Bu başlangıç için ERP bağlantısı gerekli mi?

Müşteri kaydı, proforma ve manuel tarihli takip akışını denemek için ERP bağlantısıyla başlamanız gerekmez. Profesyonel paket müşteri, teklif ve takip araçlarını içerir. ERP veya muhasebe bağlantısı ise ayrı paket kapsamıdır; bu rehberin başlangıç adımlarına dahil değildir.

Ücretsiz denemeye nereden başlayabilirim?

Ücretsiz deneme kayıt sayfasından başlayabilirsiniz. Güncel kayıt ekranında denemenin 30 gün sürdüğü ve kredi kartı gerekmediği belirtilir. Kurulumda yardıma ihtiyaç duyarsanız bize ulaşın.

İlk müşterinizle başlayın

Bugün tek bir müşteriyi seçin. Müşteri kaydını kontrol edin, teklifinizi hazırlayın ve bir sonraki görüşme için tarihli takip işinizi ekleyin. İlk hedefiniz, açıkta kalan bir sonraki adımı görünür bir işe dönüştürmek olsun.

30 gün ücretsiz deneyin. İlk kurulumu birlikte yapabiliriz.